สรุปหน่วยที่2

ระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ (Information System ) หมายถึง ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ข้อมุลนั้นกลายเป็นสารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็วและถูกต้อง

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ เป็นระบบที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงานโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและสื่อสาร ระบบสารสนเทศประกอบด้วย

1.2.1 ฮาร์ดแวร์ (hardware) หมายถึง ตัวเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆ เช่น คีย์บอร์ด (keyboard) เมาส์ (mouse) จอภาพ (monitor) จอภาพสัมผัส (touch screen) ปากกาแสง (light pen) เครื่องอ่านรหัสแท่ง (barcode reader) เครื่องพิมพ์ (printer) ฮาร์ดดิสก์ (hard disk) รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเสื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น โมเด็ม (modem) และสายสัญญาณ

1.2.2 ซอฟต์แวร์ (software) หมายถึง โปรแกรมหรือชุดคำสั่ง ( instruction ) ที่ใช้ควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆ เพื่อให้ทำงานตามคำสั่งของผู้ใช้ โดยทั่วไปโปรแกรม หรือชุดคำสั่งจะถูกแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่คือ

1.2.3                   ซอฟต์แวร์ระบบ ( system software ) หมายถึง ชุดคำสั่งที่ทำหน้าที่ควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆ และทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์

ระบบและวิธีการเชิงระบบ

     เป็นวิธีทางวิทยาศาสตร์ที่ใช้วิธีการวิเคราะห์เพื่อกำหนดองค์ประกอบต่างๆ ของส่วนรวมทั้งหมด ซึ่งจะช่วยให้สามารถทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบต่างๆได้ดีขึ้น

ลักษณะของการคิดเชิงระบบ

1.     ทราบและเข้าใจถึงวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กรA

2.     มองเห็นความสัมพันธ์ของงานที่ทำกับวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร

3.     มองเห็นความสัมพันธระหว่างงานของตนเองกับงานของผู้อื่น

4.     มีการวางแผนและจัดลำดับความสำคัญของงาน

5.     มีความยืดหยุ่นในการทำงาน สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์

6.     เรียนรู้จากประสบการณ์ทั้งด้านที่สำเร็จและล้มเหลวทั้งของตนเองและของผู้อื่น

7.     เรียนรู้และสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาที่เคยเกิดขึ้น

8.     มีการติดตาม ตรวจสอบและประเมินผลงาน

9.     ใช้ผลการประเมินเพื่อการปรับปรุงงาน

10. มีการแก้ปัญหาที่ยั่งยืน ไม่ใช่การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า

11. มีการแก้ปัญหาจากหลายส่วนพร้อมๆกัน

12. ค้นคว้า และใช้ความรู้ที่หลากหลายในการทำงาน

13. คิดถึงผลกระทบในการกระทำของตนเอง

กระบวนการจัดระบบสารสนเทศ

1) การรวบรวม(Capturing) เป็นการดำเนินการเพื่อเก็บรวบรวมและบันทึกข้อมูลให้
อยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเพื่อการประมวลผลการรวบรวมข้อมูลทำได้หลายวิธีการ คือ
       (1) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีสังเกต
       (2) การรวบรวมข้อมูลจากการสัมภาษณ์
       (3) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีส่งแบบสอบถาม
       (4) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีการใช้แบบสำรวจ
       (5) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีการทดสอบ
2) การตรวจสอบ(Verification)เป็นการจัดหารายการข้อมูลที่ยังมีความผิดพลาด
ลักษณะคล้ายการทำความสะอาดวัตถุดิบก่อนนำเข้าสู่ระบบการผลิตความผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยๆเสมอ เช่น
       (1) ความผิดพลาดจากการเขียนเลขผิด
       (2) ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการเขียนตัวเลขสลับตำแหน่ง
3) การจำแนก ( Classfication) เป็นการกำหนดหรือแบ่งประเภทข้อมูลเป็นหมวด
หมู่ หรือเป็นกลุ่มตามคุณสมบัติของข้อมูลในลักษณะที่เหมาะสม จำแนกข้อมูลในลักษณะที่ย่อกว่าเดิม เข้าใจง่าย ใช้เวลาในการค้นคว้าน้อย ควรนำรหัสข้อมูลมาใช้
4) การจัดเรียงลำดับ (Arranging/Sorting) เป็นการวางโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล
(Data) ซึ่งมักประกอบด้วยทะเบียนข้อมูล (Record) หรือรายการข้อมูลมีแบบฟอร์มหรือตารางที่กำหนดไว้ตามโครงสร้างของการจำแนกข้อมูลนั้น
5) การสรุป (Summarizing) เป็นการดำเนินการสรุปเพื่อให้ข้อมูลมีความหมายขั้น
พื้นฐาน โดยการรวบรวมยอดของข้อมูลแต่ละรายการในระดับต่างๆ เป็นแฟ้มสรุประดับอำเภอกลุ่มโรงเรียน ระดับจังหวัด เพื่อเตรียมการคำนวณหาค่าดัชนีหรือสารสนเทศขั้นต่อไป
6) การคำนวณ (Calculation) เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะจัดกระทำข้อมูลให้เป็น
สารสนเทศโดยอาศัย กระบวนการทางวิทยาศาสตร์ กระทำกับข้อมูลในรูปสัมพันธ์ เช่นอัตราส่วน(Ratio) สัดส่วน (Proportion) และเลขดัชนี (Index number) เป็นต้น
7) การจัดเก็บ (Storing) เป็นการจัดเก็บทั้งที่เป็นข้อมูลพื้นฐาน และสารสนเทศไว้
ในสื่อต่างๆ ทั้งเป็นระบบการจัดกระทำด้วยมือ ซึ่งจัดเก็บโดยใช้ระบบแฟ้มหรือเอกสาร      และระบบจัดกระทำด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งจัดเก็บโดยใช้สื่อการจัดเก็บหลายชนิด  เช่น บัตรเจาะรูแผ่นแม่เหล็ก เทปแม่เหล็ก เทปกระดาษ จานแม่เหล็กเพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บ และการให้การบริการอย่างมีประสิทธิภาพทันต่อความต้องการของผู้ใช้จึงแบ่ง ข้อมูลออกเป็น 7 ประเภท ดังนี้
           (1) แฟ้มข้อมูลหลัก (Master files) เป็นแฟ้มชนิดที่บรรจุข้อมูลหลักข้อมูลพื้นฐานทางการศึกษา ซึ่งอาจจะแบ่งเป็นหลายแฟ้มตามการจำแนกประเภทข้อมูล เช่น แฟ้มข้อมูลนักเรียน แฟ้มข้อมูลครู แฟ้มข้อมูลบุคลากร แฟ้มข้อมูลงบประมาณ แฟ้มข้อมูลสิ่งอำนวยความสะดวก แฟ้มข้อมูลแผนการเรียน
           (2) แฟ้มข้อมูลย่อย (Transaction files) เป็นแฟ้มที่รวบรวมข้อมูลใหม่ล่าสุด
สำหรับการปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลักให้เป็นปัจจุบัน ข้อมูลประเภทนี้รวบรวมได้จากเอกสาร การลงทะเบียน การโยกย้ายบุคลากร ซึ่งเป็นข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้
           (3) แฟ้มดัชนี (Index files) เป็นแฟ้มเก็บดัชนีซึ่งใช้สำหรับชี้ที่อยู่ของทะเบียน
ข้อมูลว่าอยู่ในส่วนไหนของแฟ้มข้อมูลหลัก
           (4) แฟ้มตารางอ้างอิง (Table files) เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้อ้างอิงได้แน่นอนตัวอย่างเช่น ตารางบัญชีเงินเดือน คาบการเรียนการสอน โปรแกรมการศึกษาหลักสูตรของ แต่ละระดับแฟ้มประเภทนี้มีหน้าที่ในการตรวจสอบ ความถูกต้องของข้อมูล
           (5) แฟ้มข้อมูลสรุป (Summarized of report files) เป็นแฟ้มข้อมูลรวบรวมข้อสรุปต่างๆ ที่รวบรวมจากแฟ้มข้อมูลหลักซึ่งทำให้มีความหมายมากขึ้น รวมทั้งสารสนเทศ     ที่คำนวณได้ในรูปดัชนีทางการศึกษาต่างๆ แฟ้มข้อมูลประเภทนี้มีประโยชน์สำหรับการเตรียมเสนอรายงาน ต่อไป
           (6) แฟ้มข้อมูลเก่า (Archival of history files) เป็นแฟ้มข้อมูลย่อยหลังจาก
ปัจจุบันไป 5-10 ปี แต่ความจำเป็นแฟ้มข้อมูลประเภทนี้ใช้ประโยชน์เป็นพื้นฐานในการทำรายงานการ ศึกษาเปรียบเทียบการเขียนกราฟดูแนวโน้มรวมทั้งการคำนวณการคาดประมาณ
           (7) แฟ้มสำรอง (Back up files) เป็นแฟ้มข้อมูลในระบบการจัด เพื่อพิจารณา
ในด้านการบำรุงรักษาแฟ้มข้อมูล (Maintenance) และความปลอดภัย (Security) จำเป็นต้องมีระบบสำรองข้อมูล เพื่อป้องกันความเสียหายที่เกิดขึ้นจากการชำรุดหรือสูญหายของข้อมูลในแฟ้ม ข้อมูลที่สำคัญ
8) การเรียกใช้ (Retrieving) เป็นกระบวนการค้นหาและดึงข้อมูลที่ต้องการจากสื่อ
ที่ใช้เพื่อปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน หรือเพื่อให้บริการและตอบคำถามแก่ผู้ใช้
9) การเผยแพร่ (Disseminating) เป็นการเผยแพร่สารสนเทศให้กับผู้ใช้ในรูป
แบบต่างๆ ทั้งในแบบเอกสาร หรือการแสดงบนจอภาพ โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์

ประเภทของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศสามารถจำแนกได้ตามลักษณะการดำเนินงานได้ดังนี้ 1.ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ(TPS:Transaction Processing Systems ) เป็น ระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจาก ธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่ เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า 2.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS:Management Information System) คือ ระบบที่ให้สารสนเทศ ที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารทำงาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้งสารสนเทศภายในและภายนอกสารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งใน อดีตและปัจจุบัน นอกจากนี้ระบบนี้จะต้องให้สารสนเทศในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่าง ถูกต้อง แม้ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จากระบบนี้สูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบนี้แล้วจะเป็นระบบที่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหาร ทั้งสาม ระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลางและผู้บริหารระดับสูง โดยระบบนี้จะให้รายงานที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของ บริษัท 3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ(DSS:Decision Support System) เป็น ระบบที่พัฒนาขึ้นจากระบบ MIS อีกระดับหนึ่ง เนื่องจาก ถึงแม้ว่าผู้ที่มีหน้าที่ในการตัดสินใจจะสามารถใช้ประสบการณ์หรือใช้ข้อมูล ที่มีอยู่แล้วในระบบเอ็มไอเอส ของบริษัท สำหรับทำการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพในงานปกติ แต่บ่อยครั้งที่ผู้ตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บริหารในระดับสูงและระดับกลางจะเผชิญกับการตัดสินใจที่ ประกอบด้วยปัจจัยที่ซับซ้อนเกินกว่าความสามารถของมนุษย์ที่จะประมวล เข้าด้วยกันได้อย่างถูกต้อง จึก ทำให้เกิดระบบนี้ขึ้น ซึ่งเป็นระบบที่สนับสนุนความต้องการเฉพาะของผู้บริหารแต่ละคน (made by order) ในหลายๆสถานะการณ์ ระบบ นี้มีหน้าที่ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปได้อย่างสะดวก  4.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (GDSS:Group Decision Support System) เป็น ระบบย่อยหนึ่งในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ โดยที่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจจะช่วยผู้บริหารในเรื่องการตัดสินใจใน เหตุการณ์หรือกิจกรรมทางธุรกิจที่ไม่มีโครงสร้างแน่นอน หรือกึ่งโครงสร้าง ระบบสนับสนุนการตัดสินใจอาจจะใช้กับบุคคลเดียวหรือช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ เป็นกลุ่ม นอกจากนั้น ยังมีระบบสนับสนุนผู้บริหารเพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ 5.ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ (GIS:Geographic Information System ) ระบบ สารสนเทศภูมิศาสตร์ หรือ Geographic Information System : GIS คือกระบวนการทำงานเกี่ยวกับข้อมูลในเชิงพื้นที่ด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ที่ใช้กำหนดข้อมูลและสารสนเทศ ที่มีความสัมพันธ์กับตำแหน่งในเชิงพื้นที่ เช่น ที่อยู่ บ้านเลขที่ สัมพันธ์กับตำแหน่งในแผนที่ ตำแหน่ง เส้นรุ้ง เส้นแวง ข้อมูลและแผนที่ใน GIS เป็นระบบข้อมูลสารสนเทศที่อยู่ในรูปของตารางข้อมูล และฐานข้อมูลที่มีส่วนสัมพันธ์กับข้อมูลเชิงพื้นที่ (Spatial Data) ซึ่งรูปแบบและความสัมพันธ์ของข้อมูลเชิงพื้นที่ทั้งหลาย จะสามารถนำมาวิเคราะห์ด้วย GIS และทำให้สื่อความหมายในเรื่องการเปลี่ยนแปลงที่สัมพันธ์กับเวลาได้ เช่น การแพร่ขยายของโรคระบาด การเคลื่อนย้าย ถิ่นฐาน การบุกรุกทำลาย การเปลี่ยนแปลงของการใช้พื้นที่ ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้ เมื่อปรากฏบนแผนที่ทำให้สามารถแปลและสื่อความหมาย ใช้งานได้ง่าย  6.ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง(EIS:Excutive Information System) เป็น ระบบที่สร้างขึ้น เพื่อสนับสนุน สารสนเทศและการตัดสินใจสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะ หรือ สามารถกล่าวได้ว่าระบบนี้คือส่วนหนึ่งของ DSS ที่แยกออกมา เพื่อเน้นการให้สารสนเทศที่สำคัญต่อการบริการแก่ผู้บริหาร 7. ปัญญาประดิษฐ์ (AI:Artificial Intelligence) ระบบ ที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้ชำนาญการณ์ ในสาขาใดสาขาหนึ่ง คล้ายกับมนุษย์ ระบบผู้เชี่ยวชาญมีส่วนคล้ายคลึงกับระบบอื่นๆ คือเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยผู้บริหารแก้ไขปัญหาหรือทำการ ตัดสินใจได้ดีขึ้น อย่างไรก็ดีระบบผู้เชี่ยวชาญจะแตกต่างกับระบบอื่นอยู่มาก เนื่องจากระบบผู้เชี่ยวชาญจะเกี่ยวข้องกับการจัดการ ความรู้ (Knowledge) มากกว่าสารสนเทศ และถูกออกแบบให้ช่วยในการตัดสินใจโดยใช้วิธีเดียวกับผู้เชี่ยวชาญที่ มนุษย์ โดยใช้หลักการทำงานด้วยระบบ ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence) 8.ระบบสำนักงานอัตโนมัติ(OAS: Office Automation System) เป็น ระบบที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่องโยงข่าวสารระหว่าง เครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน QAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษ (Paperless System) ส่งข่าว สารถึงกันด้วยข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะคือ รูปแบบของระบบงานพิมพ์และ การประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Publishing & Processing System) ได้แก่การสื่อสารด้วยข้อความ รูปภาพ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail : E-Mail) โทรสาร (FAX)หรือ เสียงอิเล็กทรอนิกส์ (Voice Mail) เป็นต้น รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Meeting System) เป็นเทคนิคที่ทำให้กลุ่มคนทั่วโลกสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ คล้ายการพูดคุยกันโดยตรง เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing),การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video Conferencing) หรือ ทั้งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โทรสาร และ เสียงอิเล็กทรอนิกส์รวมกัน เป็นต้น ข้อมูลและสารสนเทศ   ในปัจจุบันการแข่งขันทางธุรกิจต้องอาศัยข้อมูลเป็นหลักจึงมีการนำเอาเทคโนโลยีมาช่วยจัดการข้อมูลอย่างมากดังนั้นจะเห็นได้จากการแข่งขันการให้บริการของธนาคารพาณิชย์การใช้ข้อมูลในการตัดสินใจประกอบการตัดสินใจลงทุนซื้อขาย หลักทรัพย์ ข้อมูลเป็นหัวใจของการดำเนินงานเป็นแหล่งความรู้ที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ บริษัทหรือองค์การ จึงดำเนินการ อย่างจริงจังให้ได้มาซึ่งข้อมูล และปกป้องดูแลข้อมูลของตนเป็นอย่างดี เพราะข้อมูลเป็นสิ่งมีค่ามีราคา การโจรกรรม ข้อมูลโดยใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆจึงเป็นปัญหาสำคัญที่เกิดขึ้น ดังที่ปรากฏเป็นข่าวทั้งในประเทศและต่างประเทศ ข้อมูล (DATA) คือ ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ ฯลฯ ข้อมูล จึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับเหตุการณ์ของสิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง มีการ รวบรวม ข้อมูลอย่างเป็นระบบ และต่อเนื่อง ดังจะเห็นจาก กระบวนการเลือกตั้ง หลายพรรค การเมือง มีการใช้เทคโนโลยีรวบรวมข้อมูล หาวิธีการที่จะให้ได้ข้อมูลอย่างรวดเร็ว และเมื่อ สถานการณ์หรือเหตุการณ์บางอย่างเกิดผันแปรขึ้น การเตรียมการหรือการแก้สถานการณ์ จะดำเนินการได้อย่างทันท่วงที  ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ สารสนเทศจึงหมายถึงข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรให้เหมาะกับการใช้งานได้ทันเวลาและอยู่ในรูปแบบที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศ จะต้องมีการควบคุม ดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนด ให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับ จะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุมกำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหาย หรือถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ   ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจาก การ ดำเนินงาน หรือที่ได้จากหน่วยงานอื่น ๆ ข้อมูลเหล่านี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ ในการตัดสินใจได้ทันที จะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว สารสนเทศ (Information) นั้นคือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ เช่น หาค่าเฉลี่ย หรือใช้ เทคนิคขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือ มีความเกี่ยว ข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่าง ๆ ได้ สารสนเทศ ประกอบด้วยข้อมูล เอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น

หน่วยที่2

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

          วิธีระบบและวิธีการระบบ

    

    การทำงานใด ๆ ให้ประสบผลสำเร็จบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นย่อมเกิดจากพื้นฐาน วิธีการที่มีลำดับและขั้นตอนชัดเจนสามารถปฏิบัติซ้ำ ๆ ได้หลายครั้งอย่างถูกต้องและสมเหตุสมผลทุกครั้งไป เราเรียกกระบวนการและขั้นตอนนั้นว่า “ระบบ”

ระบบ (System) หมาย ถึง การทำงานขององค์ประกอบย่อย ๆ อย่างอิสระแต่มีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันจนกลายเป็นโครงสร้างที่สมบูรณ์ของ แต่ละงาน สามารถตรวจสอบและปรับปรุงแก้ไขได้ทุกขั้นตอน ระบบจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานหรือการดำเนินงานทุกประเภท

           วิธีการเชิงระบบ (System Approach) วิธี เชิงระบบหรือวิธีระบบคือคำๆเดียวกัน เป็นกระบวนการคิดหรือการทำงานอย่างมีแบบแผนชัดเจนในการนำเนื้อหาความรู้ด้าน ต่าง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นวิธีการหรือผลผลิตมาประยุกต์ใช้อย่างเป็นขั้นตอน เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้วิธีระบบยังเป็นการช่วยป้องกันและแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นด้วย

องค์ประกอบของวิธีระบบ

วิธีระบบมีองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ ได้แก่

1)  ปัจจัยนำเข้า (Input) หมาย ถึง วัตถุสิ่งของต่าง ๆ รวมถึงเหตุการณ์ สถานการณ์ วัตถุประสงค์  ปัญหา ความต้องการ  ข้อกำหนด  กฎเกณฑ์ อันเป็นต้นเหตุของประเด็นปัญหา

            2)  กระบวนการ (Process) หมาย ถึง วิธีการ ขั้นตอนในการปฏิบัติงาน การสร้างสรรค์ การแก้ปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาและปัจจัยนำเข้าให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือ ความต้องการ

            3)  ผลลัพธ์ (Output) หมาย ถึง ผลงานที่ได้จากกระบวนการจัดการวัตถุดิบหรือปัจจัยนำเข้า ผลงานที่ได้รับอาจจะเป็นวิธีการหรือชิ้นงานก็ได้ ซึ่งสามารถประเมินผลและตรวจสอบข้อมูลย้อนกลับ(feedback) ได้

ระบบสารสนเทศ

            ระบบสารสนเทศ (Information System) คือ การประมวลผลข้อมูลข่าวสารอย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการเพื่อให้ข้อมูลใน รูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด และเป็นข้อสรุปที่สามารถนำไปใช้สนับสนุนการบริหาร และการตัดสินใจ ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ระบบสารสนเทศจึงเป็นระบบที่จัดตั้งขึ้น เพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูล ดังต่อไปนี้

1)  รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ที่จำเป็นต่อหน่วยงาน

2)  จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้

3)  จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้

4)  มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอเพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันตลอดเวลา

ใน การทำงานใด ๆ ให้ลุล่วงตามวัตถุประสงค์และภารกิจที่ได้รับมอบหมาย จะต้องมีการวางแผนและออกแบบระบบการทำงานให้ดีที่สุด  เพื่อลดปัญหาความผิดพลาดและความล่าช้าของปฏิบัติงาน ระบบสารสนเทศเป็นกระบวนการจัดการข้อมูลข่าวสารในการดำเนินงานทั้งส่วนบุคคล และองค์กร ทำงานสารสนเทศโดยทั่วไปเป็นกระบวนการทำงานที่ประกอบด้วย คน ข้อมูล และเครื่องจักร สิ่งที่จำเป็นในการดำเนินงานระหว่างองค์ประกอบสามประการนี้ได้แก่การสื่อสาร ข้อมูลระหว่างกัน เพื่อให้การทำงานสอดคล้องประสานกันไปในทิศทางที่ต้องการ

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

การจำแนกองค์ประกอบระบบสารสนเทศมีหลายวิธีขึ้นอยู่กับเกณฑ์หรือวัตถุประสงค์ของแต่ละงาน ในที่นี้จำแนกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ องค์ประกอบหลัก และองค์ประกอบด้านต่าง ๆ

 องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ

องค์ประกอบหลักของระบบสานสนเทศมีองค์ประกอบหลัก 2  ส่วน ได้แก่ ระบบการคิด  และระบบของเครื่องมือ

            ระบบการคิด หมาย ถึง  กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ จำแนก แจกแจง และจัดหมวดหมู่ข้อมูลต่าง ๆ  เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่  ระบบการคิดจึงเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของงานสารสนเทศทั้งระดับพื้นฐานและ ระดับสูงที่มีความสลับซับซ้อนจนต้องใช้ทักษะการจัดการและเครื่องมือที่มี ประสิทธิภาพสูง เข้ามาใช้ในการดำเนินงาน

            ระบบเครื่องมือ หมาย ถึง วัสดุอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่นำมาใช้ในการรวบรวม  จัดเก็บ  และเผยแพร่สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ  ปัจจุบันคอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตเป็นเครื่องมือในการจัดการ สารสนเทศที่นิยมใช้อย่างแพร่หลายในองค์กร  หน่วยงาน  หรืองานธุรกรรมต่าง ๆ แทบทุกวงการ จนทำให้คอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตกลายเป็นสัญลักษณ์ของสารสนเทศ

   องค์ประกอบด้านต่าง ๆ ของระบบสารสนเทศ

    เนื่อง จากสารสนเทศ  เป็นวิธีการหรือกระบวนการในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานต่าง ๆ   ดังนั้นองค์ประกอบสารสนเทศของงานแต่ละด้านจึงแตกต่างกัน ดังนี้

- องค์ประกอบของสารสนเทศด้านจุดมุ่งหมายในการแก้ปัญหา มี 4 ประการ ได้แก่ ข้อมูล (Data)  สารสนเทศ (Information)  ความรู้ (Knowledge)  ปัญญา (Wisdom) ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน

-  องค์ประกอบของสารสนเทศด้านขั้นตอน ในการดำเนินงานมี 3 ประการ คือ ข้อมูลนำเข้า

(Input) กระบวนการ (Process) และผลลัพธ์ (Output) การทำงานจะเริ่มตั้งแต่การเปลี่ยนข้อมูลดิบที่เข้ามาสู่การคำนวณประมวลผลหรือการกลั่นกรองจนได้ชิ้นงานหรือผลลัพธ์(output) และจัดเก็บเพื่อนำออกมาเผยแพร่ในลักษณะของสารสนเทศต่อไป

-  องค์ประกอบของสารสนเทศในหน่วยงาน ได้แก่ บุคคลหรือองค์กร  เทคโนโลยี  ข้อมูล  และระบบสารสนเทศ

-  องค์ประกอบระบบสารสนเทศทั่วไป (Information Process Systems) ประกอบด้วย 5องค์ประกอบดังนี้ คือ เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล(hardware) ข้อมูล(data)  สารสนเทศ (information)โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์(software) บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์ (people ware)

           ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ 

            การ จัดระบบสารสนเทศเป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหาเพื่อเพิ่ม ประสิทธิภาพของงานสารสนเทศ โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ปัญหา ข้อมูล  วิธีการ ทรัพยากร เพื่อแก้ปัญหาและประเมินผลลัพธ์ที่ได้ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นที่ 1 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)

วิธีการวิเคราะห์ระบบสารสนเทศ  แบ่งออกเป็น 4 หน่วยย่อยคือ

1)  วิธีวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน (Mission Analysis) คือ การพิจารณาทิศทางในการดำเนินการและจุดมุ่งหมายของระบบสารสนเทศ เพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้  ผู้วิเคราะห์ต้องรู้ถึงองค์ประกอบของกระบวนการแก้ปัญหาด้วยสารสนเทศ โดยกำหนดจุดมุ่งหมายของการปฏิบัติงานอย่างกว้าง ๆ ให้ครอบคลุมสภาพปัญหาไปสู่สภาพที่พึงประสงค์ เพื่อเป็นเกณฑ์ว่างานนั้นสำเร็จดีหรือไม่ มีปัญหาอุปสรรค ข้อบกพร่องหรือไม่อย่างไร

2)  วิเคราะห์หน้าที่ (Functional Analysis) เป็นการกำหนดหน้าที่โดยละเอียดตามที่กำหนดไว้ในแนวทางปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ

3)  วิเคราะห์งาน (Task Analysis) เป็น การกำหนดสิ่งที่ต้องการกระทำตามหน้าที่ที่ได้กำหนดไว้ในขั้นการวิเคราะห์ หน้าที่ การวิเคราะห์หน้าที่และงานเป็นสิ่งขยายขั้นการวิเคราะห์

4)  วิเคราะห์วิธีการและสื่อ (Method-Means Analysis) เป็นการกำหนดหลักการปฏิบัติ กลวิธี และสื่อที่จะนำไปสู่จุดมุ่งหมาย หรือสิ่งที่ต้องการ

ขั้นที่ 2 การสังเคราะห์ระบบ (System Synthesis)

วิธีการสังเคราะห์ระบบช่วยเกลี่ยน้ำหนักเนื้อหาหรือภาระงานของขั้นตอนต่าง ๆ ให้มีความสมดุลในการแก้ปัญหาซึ่งมีขั้นตอนย่อยดังนี้

1)  การเลือกวิธีการหรือกลวิธี เพื่อหาช่องทางไปสู่จุดมุ่งหมายแล้วทดสอบและทดลองกลวิธี  เพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับสารสนเทศที่วิเคราะห์และสังเคราะห์ไว้

2)  ดำเนินการแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร โดยเลือกกลวิธีที่เหมาะสมที่วางแผนแล้วก่อนใช้กลวิธีนั้นดำเนินการแก้ปัญหา

3)  ประเมินผลประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยการแก้ปัญหาแล้วประเมินผลเพื่อหาประสิทธิภาพของผลลัพธ์ได้

ขั้นที่ 3 การสร้างแบบจำลอง (Construct a Model)

แบบ จำลองเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิดออกมาเป็นภาพที่มองเห็นได้อย่างชัดเจน ซึ่งอาจเป็นภาพลายเส้น หรือรูปสามมิติ แบบจำลองระบบทำให้เข้าใจโครงสร้าง องค์ประกอบ และขั้นตอนในการดำเนินงาน สามารถตรวจสอบหรือทำนายผลที่จะเกิดขึ้นก่อนที่จะนำระบบไปใช้จริง  ระบบการทำงานแม้จะมีจุดมุ่งหมายอย่างเดียวกัน แต่อาจจะมีแบบจำลองระบบไม่เหมือนกัน

ประเภทของระบบสารสนเทศ 

           

            การจำแนกสารสนเทศตามจำนวนคนที่เกี่ยวข้องในองค์กร แบ่งได้ 3 ระดับ คือ ระบบสารสนเทศระดับบุคคล ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม และระบบสารสนเทศระดับองค์กร

               1. ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคลในหน้าที่รับผิดชอบ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็กลง ราคาถูก แต่มีความสามารถในการประมวลผลด้วยความเร็วสูงขึ้น ประกอบกับมีโปรแกรมสำเร็จที่ทำให้ใช้งานได้ง่าย กว้างขวางและคุ้มค่ามากขึ้น เช่น พนักงานขายควรมีข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเป็นอย่างดี มีการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ ความสนใจในตัวสินค้า หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่จะสนับสนุนงานขาย จัดการและควบคุมการทำงานของตนเองได้ เช่น ระบบวิเคราะห์ข้อมูลการขาย

                2. ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายการทำงานร่วม กันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เตรียมสภาวะแวดล้อมที่จะเอื้ออำนวยประโยชน์ในการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม โดยทำเป้าหมายของธุรกิจดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผล มีการใช้ทรัพยากรร่วมกัน โดยเฉพาะข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐาน เชื่อมต่อกันด้วยเครือข่ายแลน การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในลักษณะการทำงานกลุ่ม สามารถใช้กับงานต่าง ๆ เช่น ระบบบริการลูกค้า การประชุมผ่านเครือข่าย ระบบการไหลเวียนอัตโนมัติของเอกสาร ระบบการจัดตารางเวลาของกลุ่ม ระบบการบริหารโครงการของกลุ่ม

                3. ระบบสารสนเทศระดับองค์กร คือ ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวม เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายแผนก โดยการใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องร่วมกันด้วยวิธีส่งผ่านถึงกันจากแผนกหนึ่งข้าม ไปอีกแผนกหนึ่ง   ระบบ นี้สามารถสนับสนุนงานในระดับผู้ปฏิบัติการและการตัดสินใจ โดยอาจนำข้อมูลมาแสดงสรุปในแบบฟอร์มที่ต้องการ  หัวใจสำคัญของระบบสารสนเทศระดับองค์กรคือ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรที่จะต้องเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ของ แต่ละแผนกเข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูล และทรัพยากรร่วมกัน

                         ข้อมูลและสารสนเทศ

  ดังที่กล่าวมาแล้วว่าการทำงานใด ๆ ที่ได้ผลดีจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องครอบคลุมและตรงประเด็นประกอบการ ตัดสินใจในการเลือกวัตถุดิบ เนื้อหาสาระ บุคลากร และวิธีการปฏิบัติได้อย่างเหมาะสม  โดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่และการประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องทุกด้านอย่างเป็นระบบที่เรียก ว่าสารสนเทศ จึงนับได้ว่าข้อมูลและสารสนเทศมีประโยชน์ต่อการดำเนินงานของบุคคลและหน่วย งาน